Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Artikel 1: Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Nuts Volksuniversiteit de brede A te Breda is Volksuniversiteit Breda
b. de directeur of bestuur: de directeur / bestuur van Volksuniversiteit Breda.
c. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
d. persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
e. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
f. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon; derde
g. een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;
Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan Volksuniversiteit Breda, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van Volksuniversiteit Breda. Het bestand dient mede om cursisten en oud cursisten te informeren over hun cursus/lessen/lezingen workshops, excursies en de overige cursusactiviteiten van Volksuniversiteit Breda.
Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten, docenten, medewerkers, vrijwilligers en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van Volksuniversiteit Breda.
Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van Volksuniversiteit Breda.
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.
Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. De directeur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. in overeenstemming met het in deze regeling bepaalde.
2. De directeur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. De directeur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 6: Functioneren van het bestand
1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van de directeur van Volksuniversiteit Breda en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.
Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
- de directeur;
- de stafmedewerkers;
- de administratief medewerkers;
- leden van het bestuur;
- de systeembeheerder.
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes aan de in dit artikel bij 1. genoemde personen.
3. Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven les-activiteit te weten: naam, telefoonnummer en/of email-adres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige les-activiteit.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
- dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
- instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens.
Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en Volksuniversiteit Breda is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. Volksuniversiteit Breda dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
Artikel 10: Recht op inzage, correctie en afschrift.
1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot Volksuniversiteit Breda wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
2. Volksuniversiteit Breda geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de directeur gericht schriftelijk verzoek.
5. Volksuniversiteit Breda eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gemachtigde door medewerkers van Volksuniversiteit Breda onomstotelijk kan worden vastgesteld.
6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.
Artikel 11: Correctierecht
1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.
2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in acht neming van het bepaalde bij artikel 9.
3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de directeur van Volksuniversiteit Breda. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. De beslissing van de directeur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
5. Volksuniversiteit Breda draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
Artikel 12: Beroep
1. Indien Volksuniversiteit Breda weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Breda met het schriftelijk verzoek Volksuniversiteit Breda te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
Bijlage vermelding welke gegevens worden vastgelegd
BIJLAGE I
Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:
achternaam, voorletters
adres, postcode*
woonplaats*
tel.nrs overdag, avond, mobiel**
geslacht*
e-mail adres
geboortedatum * : inschrijving op activiteiten van Volksuniversiteit Breda is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder.
BSN – het Burgerservicenummer wordt geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs);
Nationaliteit – idem als bij BSN en in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereist.
IBAN – t.b.v. automatische incasso cursus- lesgelden en/of restitutie (teveel) betaald cursus- of lesgeld.
de door de betrokkene gevolgde cursussen c.q. cursushistorie
het gebruik van de digitale ondersteuning Mijn Volksuniversiteit.
*Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.
** telefoon en/of email-gegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.
Volksuniversiteit Breda Maart 2023
Volksuniversiteit Breda volgt de algemene voorwaarden van de NRTO. Voor meer informatie klik hier
Klachtencommissie en protocol afhandeling klachten Volksuniversiteit Breda
Volksuniversiteit Breda doet haar best om alle activiteiten goed te laten verlopen en toch gaat er af en toe iets mis. Je ontevredenheid uiten in een formele klacht is niet prettig maar het kan voor ons een aansporing zijn om zaken te verbeteren. Definitie klacht: een uiting van ontevredenheid over een bewezen dienst, een persoon of een product.
Mondelinge klachten
In het geval dat de klacht direct te maken heeft met de gang van zaken in de klas verzoeken wij u eerst met de docent te overleggen. Mochten u en de docent hier samen niet uitkomen, dan vragen we u de klacht schriftelijk in de dienen en treedt de formele klachtenprocedure in werking.
1. Algemeen
Cursisten die klachten hebben over een activiteit van Volksuniversiteit Breda, kunnen zich wenden tot de klachtencommissie.
De klachtencommissie is bereikbaar op het volgende adres en per mail:
Klachtencommissie Volksuniversiteit Breda, Molenstraat 6, 4811 GS Breda.
Mailadres: mt.konsten@volksuniversiteit.nl.
2. Samenstelling
De klachtencommissie bestaat uit drie personen. Twee onafhankelijke externe leden, waarvan een de voorzitter van de commissie is, alsmede een lid van het Bestuur van de volksuniversiteit Breda.
3. Doel klachtencommissie
Doel van de klachtencommissie is een adequate behandeling van klacht(en) en het op zodanige wijze terugkoppelen van de resultaten naar alle betrokkenen
4. Protocol
Definitie klacht: een uiting van ontevredenheid over een bewezen dienst, een persoon of een product van Volksuniversiteit Breda. Klachten kunnen schriftelijk ingediend worden via de mail of per post. De gegevens van de klachtencommissie zijn onder de kop ‘algemeen’ terug te vinden.
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Een klacht moet voorzien zijn van NAW (naam, adres en woonplaats) en telefoonnummer van de indiener, zijnde de directbetrokkene. Na ontvangst van de klacht wordt dit schriftelijk/mondeling bevestigd aan de indiener van de klacht door de directeur.
De klacht zal door de klachtencommissie allereerst worden getoetst op ontvankelijkheid: vindt de klacht haar oorzaak in het doen en laten van Volksuniversiteit Breda?
De klachtencommissie beoordeelt daarna de klacht inhoudelijk. Hiertoe stelt de commissie zich desgewenst in verbinding met de indiener van de klacht, resp. met andere betrokkenen. Ingeval de klacht het functioneren van werknemers, vrijwilligers en/of docenten van Volksuniversiteit Breda betreft, vindt eventueel hoor door en wederhoor plaats in overleg met de directeur. Bij verregaande financiële gevolgen wordt contact opgenomen met het Bestuur van Volksuniversiteit Breda.
De feitelijke, verkregen informatie bij de behandeling van de klacht legt de klachtencommissie schriftelijk vast en koppelt zij terug naar de informatieverstrekker(s). Verstrekkers van de informatie delen de klachtencommissie mee of ze het eens zijn met de weergave daarvan.
De commissie doet hierna schriftelijk uitspraak over de klacht en brengt dit ter kennis van alle betrokkenen, alsmede van het bestuur van Volksuniversiteit Breda, respectievelijk de directeur, die voor uitvoering zorg draagt.
5. Beroepsmogelijkheid
Als naar het oordeel van de indiener van de klacht de afhandeling daarvan niet naar wens is verlopen, is beroep bij het bestuur van de volksuniversiteit mogelijk. De indiener kan het beroep binnen zes weken na de uitspraak van de klachtencommissie schriftelijk indienen bij het bestuur van Volksuniversiteit Breda.
Een klacht bij het bestuur wordt binnen een periode van een maand (vakanties niet meegerekend) behandeld en schriftelijk afgehandeld. In het kader van dit beroep kan het bestuur besluiten tot een nader gesprek met betrokkenen. Uitspraken van het bestuur zijn bindend.
6. Evaluatie en bijstelling
Dit protocol en het functioneren van de klachtencommissie zal eenmaal per jaar worden geëvalueerd. Dit stuk vormt een aanhangsel van het Huishoudelijk Reglement van Volksuniversiteit Breda.
Deze klachtenregeling is conform de landelijke afspraken welke zijn gemaakt binnen Cultuurconnectie, de koepel van landelijke volksuniversiteiten waarvan Volksuniversiteit Breda lid is
Volksuniversiteit Breda does its best to ensure that all activities run smoothly, and yet occasionally something goes wrong. Expressing your dissatisfaction in a formal complaint is not pleasant, but it can be an incentive for us to improve things.
Definition of complaint: an expression of dissatisfaction with a service, a person or a product.
Oral complaints
In the event that the complaint is directly related to the course of events in the classroom, we request that you first consult with the teacher. If you and the teacher cannot resolve this together, we ask you to submit the complaint in writing and the formal complaints procedure will take effect.
1. General
Students who have complaints about an activity of Volksuniversiteit Breda can turn to the complaints committee. The complaints committee can be reached at the following address and by e-mail:
Complaints Committee Volksuniversiteit Breda, Molenstraat 6, 4811 GS Breda. Mail address: mt.konsten@volksuniversiteit.nl.
2. Composition
The Complaints Committee consists of three persons. Two independent external members, one of whom is the chairman of the committee, as well as a member of the Board of the Volksuniversiteit Breda.
3. Objective of the Complaints Committee
The aim of the complaints committee is to adequately handle the complaint(s) and to provide feedback on the results to all parties involved in such a way
4. Protocol
Definition of complaint: an expression of dissatisfaction with a service rendered, a person or a product of Volksuniversiteit Breda. Complaints can be submitted in writing by e-mail or by post. The details of the complaints committee can be found under the heading 'general'.
Anonymous complaints will not be processed. A complaint must include name and address (name, address and place of residence) and telephone number of the submitter, being the person directly involved. After receipt of the complaint, this will be confirmed in writing / orally to the complainant by the director.
The complaint will first be assessed for admissibility by the complaints committee: is the complaint caused by the actions of Volksuniversiteit Breda?
The complaints committee then assesses the content of the complaint. To this end, the committee will, if desired, contact the person submitting the complaint, resp. with other stakeholders. If the complaint concerns the performance of employees, volunteers and/or teachers of Volksuniversiteit Breda, a hearing will possibly take place in consultation with the director. In the event of far-reaching financial consequences, the Board of the Volksuniversiteit Breda will be contacted.
The complaints committee will record the factual information obtained during the handling of the complaint in writing and provide feedback to the information provider(s). Providers of the information inform the complaints committee whether they agree with the representation thereof.
The committee then makes a written decision about the complaint and informs all parties involved, as well as the board of Volksuniversiteit Breda, resp. the director, who is responsible for implementation.
5. Career Opportunity
If, in the opinion of the person submitting the complaint, the complaint has not been handled satisfactorily, an appeal to the board of the Volksuniversity is possible. The person submitting the appeal can submit the appeal in writing to the board of Volksuniversiteit Breda within six weeks after the decision of the complaints committee.
A complaint to the board will be dealt with in writing within a period of one month (not including holidays). In the context of this appeal, the board may decide to hold a further meeting with those involved. Decisions of the board are binding.
6. Evaluation and Adjustment
This protocol and the functioning of the complaints committee will be evaluated once a year. This document forms an appendix to the House Rules of the Volksuniversiteit Breda.
This complaints procedure is in accordance with the national agreements made within Cultuurconnectie, the umbrella organization of national folk universities of which Volksuniversiteit Breda is a member.
Breda, Maart 2023
Voor de gedragscode click op de link
Molenstraat 6, 4811GS Breda
Open van ma t/m do 10.00-16.00 uur
m.u.v. schoolvakanties.
breda@volksuniversiteit.nl
076 521 72 33
Volg ons op social media
